Wie organisiere ich ein größeres Treffen?

[bmw fan - flo]

Hi Leute,

da für mich die meisten großen Treffen viel zu weit weg sind, wollte ich auch mal ein großes Treffen in meiner nähe machen.

Nur habe ich leider keinen Plan wie man so was macht.

Kann ich von erfahrenen vielleicht ein paar Tipps und Hinweise haben?

Momentan plane ich noch kein Treffen, außer vielleicht mal ein 10 Mann Treffen, was aber unproblematisch ist.

Mfg Florian

[Mathes318iA]

am besten du setzt dich mit terffenerfahrenen leuten zusammen uch kasperst das mal durch. alle vereine oder IGs die ich bis heute drauf angesprochen hab haben nur abgewinkt. da sind mannschaften von 30 und mehr leuten nötig um das alles orga-mässig hinzubekommen.

 

ist ja nun nicht so das man einfach nen stück wiedes absperrt und da dann das megateffen dann stattfindet und man als veranstalter genüsslich in der sonne sitzt.

[newstyle]

Das kommt erstmal darauf an, in welchem Rahmen Du das vorhast.

Wenn es ein kleines privates Treffen ist, ist das (für den Anfang) kein großes Thema - kannst Du vergleichen mit einer Geburtstagsparty.

 

Sollte es aber was "offizielles", größeres werden, gibt es UNZÄHLIGE Dinge zu beachten, wie Mathes schon sagt.

Selbst so komische Dinge wie GEMA (für Musik aus der Dose die gespielt werden soll), GEZ (wenn Fussball zur Zeit der WM interessant, gezeigt werden soll), ab einer gewissen Größe (je nach Kreis unterschiedlich) muss Sicherheitspersonal, THW/DRK vor Ort sein, absperrungen etc etc.

 

Das Ding ließe sich noch unendlich weiterführen, das waren nur 2, 3 abstruse Beispiele - die ich mir nicht an den Haaren herbeigezogen habe, sondern bei denen ich aus Erfahrung spreche.

 

Ebenso wäre ich ÄUSSERST vorsichtig mit Wegbeschreibungen (Namensrecht, Urheberrecht der Karten etc.). Also nicht einfach einen Kartenausschnitt aus dem Internet laden, bearbeiten und fertig...

So ein "vergehen" kostet mal eben 300 Euro

 

Die Gemeinde / Kreis / Stadt muss mitspielen, und das GEILSTE: Du MUSST einen GRUND haben, warum diese Veranstaltung stattfinden soll.

 

Einfach, weil ich es geil finde und gern mal ein Treffen machen wollte reicht da nicht....

(zumindest nicht im öffentlichen "Raum" wie es heißt - anders sieht sowas natürlich auf Campingplätzen aus

 

Will Dir jetzt keine Angst machen, finde es gut, wenn Leute Veranstaltungen planen, aber es gehört ein verdammter Arschvoll Arbeit dazu.

Der einfachste Weg ist, mal in Deiner Stadt bzw. dort, wo das Treffen stattfinden soll, nachzufragen.

Ordnungsamt, Bürgerbüro.

Evtl. kannst Du bei sowas auch den ADAC zurate ziehen - wäre ein Versuch wert.

[dadevil]

an wieviele leute hattest du den gedacht udn wie lange, das sind alles dinge die bei sowas mit reinspielen.

[bmw fan - flo]

Ok...

 

Dann mal ganz grob, wie wurde den dieses Treffen organisiert?

 

http://e30-talk.com/bilder-videos/t-bilder-vom-9-bmw-treffen-des-bmw-clubs-peine-e-v-17-04-2010-a-73690.html

 

Das kommt erstmal darauf an, in welchem Rahmen Du das vorhast.

Wenn es ein kleines privates Treffen ist, ist das (für den Anfang) kein großes Thema - kannst Du vergleichen mit einer Geburtstagsparty.

 

Sollte es aber was "offizielles", größeres werden, gibt es UNZÄHLIGE Dinge zu beachten, wie Mathes schon sagt.

Selbst so komische Dinge wie GEMA (für Musik aus der Dose die gespielt werden soll), GEZ (wenn Fussball zur Zeit der WM interessant, gezeigt werden soll), ab einer gewissen Größe (je nach Kreis unterschiedlich) muss Sicherheitspersonal, THW/DRK vor Ort sein, absperrungen etc etc.

 

Das Ding ließe sich noch unendlich weiterführen, das waren nur 2, 3 abstruse Beispiele - die ich mir nicht an den Haaren herbeigezogen habe, sondern bei denen ich aus Erfahrung spreche.

 

Ebenso wäre ich ÄUSSERST vorsichtig mit Wegbeschreibungen (Namensrecht, Urheberrecht der Karten etc.). Also nicht einfach einen Kartenausschnitt aus dem Internet laden, bearbeiten und fertig...

So ein "vergehen" kostet mal eben 300 Euro

 

Die Gemeinde / Kreis / Stadt muss mitspielen, und das GEILSTE: Du MUSST einen GRUND haben, warum diese Veranstaltung stattfinden soll.

 

Einfach, weil ich es geil finde und gern mal ein Treffen machen wollte reicht da nicht....

(zumindest nicht im öffentlichen "Raum" wie es heißt - anders sieht sowas natürlich auf Campingplätzen aus

 

Will Dir jetzt keine Angst machen, finde es gut, wenn Leute Veranstaltungen planen, aber es gehört ein verdammter Arschvoll Arbeit dazu.

Der einfachste Weg ist, mal in Deiner Stadt bzw. dort, wo das Treffen stattfinden soll, nachzufragen.

Ordnungsamt, Bürgerbüro.

Evtl. kannst Du bei sowas auch den ADAC zurate ziehen - wäre ein Versuch wert.

[bmw fan - flo]

Also so 100 - 200 Fahrzeuge und 2 bis 3 Tage (wegen Übernachtung am Platz).

 

an wieviele leute hattest du den gedacht udn wie lange, das sind alles dinge die bei sowas mit reinspielen.

[Mathes318iA]

beim ersten treffen 100 autos? vergiss es. soviele kommen niemals. zumindest nicht beim ersten.

 

 

ICH würd wohl mit nem "stammtisch" anfangen. wenn du zwanzig leute unter einen hut bekommst kannste weitermachen. dann machste nen tagestreffen und so weiter.

 

haste dir mal gedanken gemacht was das ganze drumherum kostet? das muss alles von dir vorfinanziert werden. da ist schnell mal ne 4stellige summe wech bevor überhaupt ein auto auf deinem treffen steht.

 

und am ende bist du froh wenn du nach 56stunden dauereinsatz endlich ruhe hast und grad mal schwarze zahlen schreibst. und wenn sie nur einstellig sind.

 

 

zitat paul (vom treffen "pauls bauernhof" in nottuln): "am ende bleibt nichtmal so viel über das wir alle gemeinsam einmal essen gehn können."

[Percy]

Wie Mathes schon sagt , fang erstmal mit nem Stammtisch an !

 

Es gab mal einen Hessenstammtisch in einer Berühmt Berüchtigten Kneipe

 

Meistens ist es so das 40 Leute zusagen , Du den Platz/die Tische reservierst und dann kommen nur 20 Leute . Das hat zur Folge das der Wirt knatschig ist ...beim nächsten Stammtisch kommen dann schon dumme Kommentare vom Wirt usw

 

Und das die Leute nicht kamen lag bestimmt nicht an der Kneipe ....frag Mathes

 

gruß

[newstyle]

Richtig. da muss ich Mathes bedingungslos zustimmen.

Versuch erstmal einen Stammtisch - das ist eine gute Idee...

Dann bekommst Du schon mal ein Gefühl dafür, wie kompliziert es ist, eine Handvoll Leute unter einen Hut zu bekommen.

Und vielleicht eine leise Ahnung davon, das es UNMÖGLICH ist, dasselbe im 2, 3 stelligen Bereich hinzubekommen...

 

Edit: Ist doch bald Vatertag / Herrentag.

Versuch doch mal da alle Deine Kumpels an den Start zu bekommen und was auf die Beine zu stellen - ganz ohne Autos.

Da wirst Du schon feststellen, das lange nicht jeder kommt, jeder was zu mäkeln hat, die Musik ist zu laut, zu leise, scheiße etc....

[Mathes318iA]

Wie Mathes schon sagt , fang erstmal mit nem Stammtisch an !

 

Es gab mal einen Hessenstammtisch in einer Berühmt Berüchtigten Kneipe

 

Meistens ist es so das 40 Leute zusagen , Du den Platz/die Tische reservierst und dann kommen nur 20 Leute . Das hat zur Folge das der Wirt knatschig ist ...beim nächsten Stammtisch kommen dann schon dumme Kommentare vom Wirt usw

 

Und das die Leute nicht kamen lag bestimmt nicht an der Kneipe ....frag Mathes

 

gruß

 

 

genau diese stammtische gingen mir beim schreiben durch den kopf.

 

und es lag mit sicherheit nicht daran das die speisekarte "1/4 schwein" und "1/2 schwein und "1/1 schwein" zu bieten hatte. und das nen "grosses cola-weizen" 2 liter waren.

[bmw fan - flo]

Ok, danke für eure Infos Jungs.

 

Dann werde ich mal im Sommer einen Stammtisch machen.

Wahrscheinlich in Neufahrn bei München.

[RoadrunnerM5t]

Wer hoch Fliegt kann gewaltig auf die Fresse fallen was Meeting oder Treffen betrifft,ein Bekannter hat über 15000euro in den Sand gesetzt,mit einem gemieteten Flugplatz,Zeitmessung,Werbung,Ordnern,diversen Fress&Trinkbuden.Gekommen sind 12Autos.Auch das Wetter ist ein fettes Risiko.Versuche doch hier im Forum paar Jungs für ein Tages Meeting mit Ausfahrt und ähnlichem anzuleiern.Das Treffen kann man locker auf einem Parkplatz machen.Die ganzen grossen Meetings haben klein angefangen.Viel erfolg....grußRR

[bmw fan - flo]

Wer hoch Fliegt kann gewaltig auf die Fresse fallen was Meeting oder Treffen betrifft...

 

....grußRR

 

 

Oh jaaaaa! Aber auch generell

[e_30]

genau diese stammtische gingen mir beim schreiben durch den kopf.

 

und es lag mit sicherheit nicht daran das die speisekarte "1/4 schwein" und "1/2 schwein und "1/1 schwein" zu bieten hatte. und das nen "grosses cola-weizen" 2 liter waren.

 

 

Die Gaststätte ist nicht zufällig in Hofheim/Ts. oder einem benachbarten Ort?

[Mathes318iA]

genau diese stammtische gingen mir beim schreiben durch den kopf.

 

und es lag mit sicherheit nicht daran das die speisekarte "1/4 schwein" und "1/2 schwein und "1/1 schwein" zu bieten hatte. und das nen "grosses cola-weizen" 2 liter waren.

 

 

Die Gaststätte ist nicht zufällig in Hofheim/Ts. oder einem benachbarten Ort?

 

treffer!

[Dennis335i]

Beste Beispiel wie mans macht und anfängt; e30-Freunde-Niedersachsen........

monatliche Treffen/Stammtische, Workshops und Ausfahrten. Und nach 2-3 Jahren langsam angefangen nen Treffen zu organisieren, auf anderen Treffen zu werben und die Werbetrommel an sich zu rühren. Das ganze Hauptsächlich übers 3er Club Forum verbreitet und als BMW Yountimerttreffen ausgeschreiben, läd natürliche auch ne ganz andere Zielgruppe ein, von denen man meinen könnte zuverlässiger zu sein. Wer auf Auspuffkontest und Pokale natürlich nicht verzichten kann für den ist das nix. Die Besucherzahlen versprechen aber gutes; 2008/70 2009/140

und 2010 sicher nicht weniger........

 

100-200 Autos fürs erste Treffen find ich aber unrealistisch. Den Aufwand sowas zu organisieren darf dabei auch nicht unterschätz werden, mit 2-3 Leutchens wird das nix.

 

MfG

[Youngtimers]

Gut wäre es, einen potenten Sponsor für ein Treffen zu haben. Ich habe zu meiner Zeit bei BMW ein Treffen zusammen mit einer kleinen IG ausgerichtet. Das Autohaus, in dem ich tätig war, hat den Platz gestellt und sich um die Aussteller und das Catering, sowie die Kleinigkeiten drumrum gekümmert. Dazu gehören z.B. Pokale, Gastgeschenke, Preise für die Tombola, Absperrungen, Wegweiser, Toiletten, Musik, etc.... Das Personal am Tag des Treffens setzte sich aus Mitarbeitern des AHs und der IG zusammen. Wir hatten beim ersten Treffen über 250 Autos (geniales Wetter!) auf dem Hof, beim zweiten waren es knapp 230 Autos (Wetter durchwachsen). Diese Menge bekamen wir wohl nur durch das AH und den Ausstellern als Background zusammen. Insgesamt waren wir mit ca. 15 Mann aktiv. Das Treffen fand jeweils nur an einem Sonntag statt.

 

Ich möchte niemanden entmutigen, doch möchte ich dazu sagen, dass wir beim ersten Treffen erkannt hatten, dass wir einiges hätten besser machen können. Dies wurde beim Zweiten berücksichtigt und am Ende waren wir wieder bei der Erkenntniss wie nach dem ersten Treffen. Das perfekte Treffen gibt es nicht, denn man kann es niemals allen gleichzeitig recht machen. Und je mehr kommen sollen .....

 

Respekt an alle, die sich an die Sache ranwagen, so ein Treffen auf die Beine stellen und dies auch mit Erfolg (Resonanz) abschliessen können.

 

Ohne starken und repräsentativen Partner stehe ich der Planung für ein erstes grösseres Treffen eher skeptisch gegeüber, dass sollte man nicht überschätzen (siehe RoadrunnerM5t's Beitrag). Selbst hier brachte Professionialität und finanzieller Einsatz nicht den gewünschten Erfolg.

 

Klein anfangen, mit Erfahrung und den richtigen Leuten passt das dann irgendwann..

[Commander Keen]

kommst am 31. Juli auf Tacherting, dann können wir uns mal über dein Vorhaben unterhalten ;)

mfg

[S38 Matze]

Es gehoert eine ganze Menge dazu ein Treffen auf die Beine zu stellen, ich bin derjenige, der bei uns hauptsaechlich das Treffen plant. Hier hilft mir noch meine Frau und mein Kumpel Carsten.

 

http://www.bmw-exclusiv-cars.com/html/bmw_exclusiv_cars.html

 

Lass dir von einigen Leuten nichts einreden, wir haben bei ersten Treffen auch ueber 250 Fahrzeuge hin bekommen, unser naechstes steht nun am 23.Mai an. Wir hatten anschliessend fast eine ganze Seite in der Neuen Osnabruecker Zeitung bekommen, die ueber 2000 Besucher gesehen haben.

 

Unser Umsatz lag beim ersten Treffen fast an die 10000 Euro Grenze, dieses Jahr wird es deutlich mehr werden, wenn das Wetter mitspielen wird.

 

Als erstes musst du dich mal um einen Platz fuer das Treffen kuemmern, was schon sehr schwierig ist. Die Gespraeche mit der Verwaltung, der Elektrofirmen, der Sanitaetsfirmen wegen dem Wasseranschluss etc.

 

Du brauchst Sponsoren, am besten div. Aussteller. Wir haben im ersten Jahr fast 3000 Euro nur durch Aussteller und Sponsoren eingenommen, die mussten alle 6 Wochen vor dem Treffen den abgesprochenen Vertrag und das Geld ueberweisen.

 

Ausreichend Pokale, die eine ganze Menge Geld verschlingen koennen, unsere 135 Pokale dieses Jahr kosten mit Grafur dieses Jahr ueber 3000 Euro.

 

Veranstalterhaftpflichtversicherung, Gemagebuehr, ausreichende Toiletten, Sitzbaenke und Stehtische

 

Getraenke und Bratwuerstchen und Grillbroetchen etc., was du unbedingt nicht aus der Hand geben solltest, da hier der grosse Umsatz selbst bei fairen Preisen einfaehrst.

 

Kaffee und Kuchenverkauf, macht bei uns z.B. meine Schwiegermutter, wo jedes Mitglied zwei Kuchen vorher backen

 

Eis und Crepesverkauf.....

 

Tombola

 

Mittagsprogramm

 

Musik und Beschallung....

 

Da gibt es noch so vieles mehr, da bist du viele Stunden fuer unterwegs, wer von Planung und Organisation nicht viel versteht, sollte lieber die Finger von lassen.

[Stealth-R]

würd auch sagen, fang klein an, such dir paar BMW Fahrer aus der Umgebung, trefft euch am Wochenende auf nem Parkplatz. Evtmal ne Ausfahrt. da merkst du schon wer öfter kommt und da hast du ungefähr ne Zahl.

 

dann machst ne kleine website und paar sticker.

 

wenn du am wochenende 20 mann auf dem parkplatz hast ist das schonmal n guter anfang. dann kommen von alleine leute wenn es sich rumspricht.

 

so aus dem nix wird das nix. das ist auch ne sache der werbung. und was der bauer nicht kennt frisst er auch nicht.

[bmw fan - flo]

und was der bauer nicht kennt frisst er auch nicht.

 

 

Ja, danke.

 

Ich plane mal einen schönes kleines Treffen im Sommer

[newstyle]

Sommer ist schon mal gut

[e34&eta_driver]

Hi Flo,

 

da ich nicht weit weg von dir bin,

können wir uns gerne mal über ein Treffen (Stammtisch) unterhalten

und natürlich über meine 6000U/min :-D:-D:-D:-D:-D:-D:-D

Wo würdest denn den Stammtisch aufziehen wollen?

 

Gruß,

 

Stefan

[bmw fan - flo]

Hi,

 

gerne können wir uns mal treffen.

Na ja, zwischen Mitte Juni und Mitte Juli möchte ich mal ein paar Leute zusammen trommeln.

Aber wir können wir uns gerne mal Anfang Juni treffen.

Vieleicht in Neufahrn?

[DJ91]

zu nem treffen oder stammtisch würd ich auch kommen das wär wenigstens noch relativ nah zu mir xD, sag bescheid